Інструкція з діловодства

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Київського технікуму
електронних приладів
«___»________ 20__ № _____
ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у Київському технікумі електронних приладів

І. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в технікумі (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги документування управлінської інформації та організації роботи з документами в технікумі незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві технікуму, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію за зверненнями громадян визначаються окремими нормативно-правовими актами.
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у технікумі розроблені відповідно до Інструкції з діловодства Міністерства освіти і науки України, затвердженої наказом МОН 9.04.2013 № 424.
1.4. Відповідно до документообігу у технікумі застосовується централізована система реєстрації документів.
Застосовувана система діловодства в технікумі передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу до передачі справ в архів технікуму.
1.5. Відповідальність за організацію діловодства в технікумі покладається на заступника директора з навчально-виховної роботи.
1.6. Організація ведення діловодства в технікумі, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на керівників структурних підрозділів.
1.7. Методичне керівництво, здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих державних органів, покладається на завідуючого канцелярією.
1.8. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах технікуму, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву технікуму покладається на керівників структурних підрозділів.
Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на одного з працівників структурного підрозділу.
1.9. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах технікуму відповідають їх керівники.
1.10. Основним завданням служби діловодства є встановлення в технікумі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах.
Завідуючий канцелярією здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції, засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом технікуму.
1.11. Заступник директора з навчально-виховної роботи відповідно до покладених на нього завдань:
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами технікуму вимог Інструкції;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах технікуму;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у технікумі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
організовує збереження документаційного фонду технікуму та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників технікуму з питань діловодства;
1.12. Додержання вимог цієї Інструкції є обовязковим для всіх працівників технікуму.
1.13. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також, у разі його відпустки чи відрядження, усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

2. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення документів
2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується, з дотриманням установлених правил, інформація про управлінські дії.
2.2. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується статутом, посадовими інструкціями працівників.
Підставою для створення документів у технікумі є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.3. У технікумі визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування його діяльності.
2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (наказ, розпорядження, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом технікуму, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання технікумом покладених на нього завдань і функцій.
2.6. Управлінська діяльність технікуму здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності технікуму є:
Конституція України, закони України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, накази Міністерства освіти і науки України;
здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання технікумом покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;
потреба в правовому регулюванні діяльності технікуму.
2.7. Розпорядчі документи, що надходять до технікуму доводяться до відома працівників технікуму шляхом видання самостійних розпорядчих документів. Ці розпорядчі документи повинні містити посилання на документи вищестоячих органів влади з позначенням назви документа, дати і номера.
Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД), затверджений наказом Державного комітету стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98 № 1024.
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (далі – ДСТУ 4163-2003), затверджена наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55.
2.8. Технікум здійснює діловодство державною мовою.
2.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку.
2.10. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
2.11. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на:
– завідуючого канцелярією;
– помічника директора з кадрової роботи;
– головного бухгалтера;
– завідуючих відділеннями;
– завідуючого бібліотекою;
– завідуючого навчальним відділом.
3. Бланки документів
Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках технікуму, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
3.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) оформлюються не на бланках.
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
3.2. Всі службові документи повинні оформлюватися на бланках технікуму.
Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері.

4. Зображення Державного герба України
Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII “Про Державний герб України”.
Зображення Державного герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування назви Технікуму, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота – 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.

5. Коди
Код технікуму проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про установу”.

6. Найменування установи
Найменування технікуму на бланках документів повинне відповідати найменуванню, зазначеному в Положенні про нього.

7. Довідкові дані про технікум
Довідкові дані про технікум містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

8. Назва виду документа
Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення, доповідна записка тощо), крім листів, зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

9. Дата документа
9.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011
9.2. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.
9.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
9.4. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності.

10. Посилання на реєстраційний індекс
Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обовязковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

11. Гриф обмеження доступу
Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.

12. Адресат
12.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Національне агентство України
з питань державної служби
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Державна архівна служба України
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
прізвище, ініціали
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Голові Державної митної служби
прізвище, ініціали
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Ректорам (директорам) вищих
навчальних закладів
I-IV рівнів акредитації
12.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
12.3. Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового звязку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270.Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство юстиції
вул. Городецького, 13
м. Київ, 01001

12.4. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, імя та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Левченко Ю. М.
вул. Мельникова, буд.49, кв.65
м. Київ, 04050

12.5. У разі надсилання документа органам законодавчої та виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

13. Гриф затвердження документа
13.1 Документ затверджується директором технікуму або його заступником.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифу затвердження (додаток).
13.2. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор технікуму
підпис, ініціали, прізвище
Дата
13.3. У разі коли документ затверджується рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ по технікуму
15 липня 2011 року № 801
13.4. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

14. Резолюція
14.1. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівництвом технікуму, що містить вказівки щодо виконання документа.
14.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис директора або його заступників, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
Приклад:
Прізвище, ініціали
Прошу підготувати відповідь
15.05.2010
Підпис
Дата
14.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
15. Заголовок до тексту документа
Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

16. Текст документа
16.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та обєктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного звязного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний звязний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний звязний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, регламенти, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.
16.2. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька обєктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.

17. Відмітки про наявність додатків
17.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
17.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
17.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або “(додається).”
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 5)
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток )”; “відповідно до додатка 2” або “(див. додаток )”.
17.4. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№ ” перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
17.5. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Проект Указу Президента України на 2 арк. в 1 прим.
2. Пояснювальна записка на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 року № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами звязку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. в електронному вигляді.

18. Підпис
18.1. Документи підписуються посадовими особами технікуму відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються директором або за його дорученням – заступниками директора.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються директором або його заступниками.
18.2. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.
Директор Київського
технікуму електронних приладів

підпис
ініціали, прізвище
18.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене – на документі, складеному на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
Приклад:
або

Директор
підпис
ініціали, прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.
18.4. Коли документ надсилається одночасно кільком державним органам директор підписує всі його примірники.
18.5. Як правило, документи підписуються однією посадовою особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:

Директор технікуму

підпис
ініціали, прізвище
Головний бухгалтер
підпис
ініціали, прізвище

18.6. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обовязки, або її заступник. У такому разі обовязково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обовязки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).
18.7. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії
підпис
ініціали, прізвище
Секретар комісії
підпис
ініціали, прізвище

18.8. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
18.9. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

19. Візи та гриф погодження
19.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
19.2. Внутрішнє погодження оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
19.3. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Технікумі.
19.4. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник відділу
підпис, ініціали, прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата

Про наявність зауваження обовязково повідомляють особі, яка підписує документ.
19.5. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
19.6. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
19.7. Якщо під час візування зясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

20. Відбиток печатки
20.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою технікуму.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається у технікумі на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток ).
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “МП”.
20.2. Наказом (розпорядженням) визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

21. Відмітка про засвідчення копій документів
21.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва технікуму або керівника структурного підрозділу.
При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб технікум може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
21.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.
Відмітка “копія” проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.
Засвідчуваний напис складається зі слів “З оригіналом згідно”, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “підпис”.

Приклад:
З оригіналом згідно
Головний спеціаліст підпис ініціали, прізвище
відділу документального
забезпечення
Дата

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою.
21.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах технікуму, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Приклад:
Дата,
реєстраційний індекс ініціали, прізвище

Посада

З оригіналом згідно

Посада
підпис
ініціали, прізвище
Дата

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі. Копія тексту документа повинна відповідати оригіналу.

22. Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до технікуму
22.1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Іванова 481 18 12

22.2. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи.
Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
До справи № 2/1-5
До справи № 4/2-7
Лист-відповідь від 20.05.2011
№ 1/12-2679
Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови 04.03.2011
посада, підпис, ініціали, прізвище
21.05.2011
посада, підпис, ініціали, прізвище
05.03.2011

22.3. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне імя файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.
22.4. Відмітка про надходження документа до технікуму проставляється на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту, реєстраційний номер, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа, або зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Відмітка про надходження документа проставляється на конверті, якщо він має напис “Особисто”.
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа – автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

23. Запис про державну реєстрацію
Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

24. Складення деяких видів документів
24.1. Накази
24.1.1. Наказ – розпорядчий акт технікуму.
24.1.2. Накази технікуму видаються на виконання рішень Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.
24.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності державних установ, організацій і підприємств, що належать до сфери управління Технікуму із зазначенням термінів зберігання документів (далі – Перелік типових документів), затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності технікумом видаються такі накази:
з основної діяльності;
з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, стажування, звільнення, заохочення, стягнення тощо);
з оперативних питань (про відрядження працівників, відпустки тощо);
з особового складу студентів денного і заочного відділень (зарахування, випуск, відрахування, заохочення, стягнення, призначення стипендії).
24.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється за дорученням директора або за власною ініціативою.
24.1.5. Проект наказу з кадрових питань готується відділом кадрів на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Проект наказу візується виконавцем, у разі потреби – керівниками структурних підрозділів технікуму.
24.1.6. Наказ підписує директор, а у разі його відсутності – заступник директора, який виконує його обовязки.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
24.1.7. Наказ містить такі обовязкові елементи:
дата, номер;
заголовок до тексту;
назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.
24.1.8. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про створення…”, “Про внесення змін…”) або іменника, що вказує на предмет (“Про підсумки…”, “Про заходи…”).
24.1.9. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядчу частину наказу починають зі слова “НАКАЗУЮ”, яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.
Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи, викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: “керівникам структурних підрозділів”.
Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо. Такі доручення не можуть бути обєктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.
Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.
У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами “Визнати таким, що втратив чинність, …”.
Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до наказу …” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
“1. Внести зміни до наказу (розпорядження)”.
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;
“2) пункт 3 виключити”;
“3) абзац другий пункту 3 доповнити словами …”.
Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:
“1) Внести зміни до… (додаються)”.
До наказів не можна включати пункт “Наказ довести до відома…”.
Структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються на зворотному боці останньої сторінки наказу (розрахунок розсилки).
24.1.10. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит “Відмітка про наявність додатків” після тексту не оформлюють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.
Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.
24.1.11. Накази з особового складу оформлюють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених – про кількох незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення… “, “Про прийняття…”. У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про особовий склад”, “Про кадрові питання”.
У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.
Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.
Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими – імя, по батькові та текст наказу.
У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
У зведених наказах з особового складу центрального апарату до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст – через один міжрядковий інтервал.
Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
24.1.12. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року.
Оригінали наказів з основної діяльності, з особового складу, з оперативних питань реєструються і зберігаються у відділі кадрів технікуму.
24.1.13. Накази зберігаються у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами у відділі кадрів і архіві.

24.2. Протоколи
24.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
24.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
24.2.3. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.
24.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
24.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
24.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
24.2.7. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
24.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.
24.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
24.2.10. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.
24.2.11. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
24.2.12. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
24.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.
24.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
24.2.15. Деякі протоколи засідань підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

24.3. Службові листи
24.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
24.3.2. Службовий лист оформлюється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
24.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.
24.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
24.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “розяснюємо, що…” або від третьої особи однини – “Технікум інформує…”, “управління вважає за доцільне”.
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”.
Службові листи підписуються відповідно до графи 21 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

25. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до технікуму
25.1. Приймання документів
25.1.1. Доставка документів до технікуму здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового звязку і електрозвязку, а також курєрською та фельдєгерською службами.
Поштою та через курєрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельдєгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція. Каналами електрозвязку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
25.1.2. Кореспонденція, що надходить до технікуму, приймається централізовано завідуючим канцелярією.
Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.
25.1.3.Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.
Довідкова інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.
25.1.4. Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб або фізичних осіб розкривається і реєструється у канцелярії.
Пакети, що мають напис “особисто”, передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.
25.1.5. Електронні носії інформації обовязково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
25.1.6. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі документального забезпечення.
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.
Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти обовязково додаються до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.
25.1.7. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

25.2. Попередній розгляд документів
25.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до технікуму, підлягає обовязковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється завідуючим канцелярії.
25.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обовязкового розгляду директором технікуму, і такі, що передаються безпосередньо структурним підрозділам.
25.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення вищестоящих державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються директору негайно.

25.3. Реєстрація документів
25.3.1. Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних книгах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
25.3.2. Реєстрація законів України, Постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Премєр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, вхідної кореспонденції від міністерств та інших державних органів влади, юридичних осіб, а також звернень, пропозицій, скарг, запитів на інформацію громадян здійснюється канцелярією технікуму.
25.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в технікумі, так і ті, що надходять.
Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.
Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.
На документах, які надійшли до технікуму, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного номера, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах – відповідях). Основним принципом реєстрації документів є однократність.

26. Організація передачі документів та їх виконання
26.1. Зареєстрований документ передається визначеній відповідальній особі.
26.2. Керівники структурних підрозділів технікуму забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.
26.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
26.4. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.
26.5. Структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції, одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
26.6. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву технікуму.
26.7. Перед поданням проекту документа на підпис працівник, який підготував документ, зобовязаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
26.8. Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.
26.9. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.
Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.
26.10. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобовязаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

27. Організація контролю за виконанням документів
27.1. Загальні положення
27.1.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
27.1.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, внутрішніх розпорядчих документів.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник підрозділу та особа, відповідальна за виконання документів, або особа, визначена керівником структурного підрозділу.

27.2. Строки виконання завдань
27.2.1. Строк виконання документа може встановлюватися у самому документі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (затвердження).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
27.2.2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом технікуму. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.
27.2.3. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів.
Якщо завдання потребує термінового виконання, обовязково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
Доручення без зазначення строку виконання з позначкою “терміново” повинні бути виконані протягом 7 календарних днів.
27.2.4. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за письмовим обґрунтованим проханням виконавця.

27.3. Організація виконання завдань
27.3.1. Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів несе структурний підрозділ та/або посадова особа, визначена у самому документі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва технікуму.
Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурний підрозділ та/або посадова особа, які визначені першими (далі – головний виконавець).
27.3.2. Головний виконавець зобовязаний забезпечити надання іншим зазначеним у резолюції структурним підрозділам чи посадовим особам (далі – співвиконавцям) копій документів, необхідних для виконання встановленого завдання, визначити зміст завдання для кожного співвиконавця, форму та строки подання матеріалів. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці можуть отримувати копії документів в електронній формі.
27.3.3. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.
27.3.4. Якщо у дорученні не встановлено строки подання пропозицій головному виконавцю, співвиконавці зобовязані обовязково подавати пропозиції протягом першої половини строку, відведеного для виконання.
27.3.5. Головному виконавцю надається право координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання співвиконавцями пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
У разі необхідності головним виконавцем розробляється план організації виконання завдання (розпорядження), що містить інформацію про зміст кожного конкретного пункту, його виконавця та строки виконання.
27.3.6. У разі несвоєчасного подання одним із співвиконавців своєї частини завдання з його особистої вини на нього за письмовою вказівкою посадової особи, яка доручила виконання завдання, може бути покладено обовязок продовження строку виконання, підготовки, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому необхідно мати на увазі, що строки виконання завдань установ вищого рівня можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж установами, що визначили завдання, та при наявності поважних причин.

27.4. Здійснення контролю за строками виконання
27.4.1. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, облік контрольних завдань, визначення форм і методів контролю, формування картотеки контрольних завдань, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання, проведення перевірок стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах.
27.4.2. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

27.5. Зняття з контролю
27.5.1. Після виконання документ знімається з контролю.
Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої особи направлено до відповідних органів державної влади, установ, організацій, підприємств чи особам, яким він адресований, або надано інше підтвердження виконання.
27.5.2. Днем виконання завдань вважається день реєстрації в Технікумі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
27.5.3. У день підписання документ знімається з обліку спеціалістом, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.
27.5.4. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до компютерної бази даних.
27.5.5. Оригінали завдань, матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання.

28. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
28.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або на наступний робочий день.
Не допускається відправлення або передача кореспонденції без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.
28.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим звязком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового звязку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270.
28.3. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.
28.4. Під час приймання від виконавців вихідних документів завідуючим канцелярією перевіряється:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;
наявність необхідних підписів на документі;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність і повноту додатків;
наявність прізвища виконавця та номера телефону;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
28.5. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.
28.6. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.
28.7. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу.
28.8. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.
28.9. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають до канцелярії.

29. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
29.1. Складення номенклатури справ
29.1.1. Номенклатура справ – це обовязковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
29.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
29.1.3. У технікумі складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 13) зведена номенклатура справ технікуму (додаток 14).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 1 грудня поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається відповідальним за діловодство на основі номенклатури справ структурних підрозділів.
29.1.4. Зведена номенклатура справ технікуму схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву, після чого затверджується керівником технікуму.
29.1.5. Зведена номенклатура справ технікуму щороку уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
29.1.6. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у технікумі. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
29.1.7. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
у графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 8/4 де 8 – індекс самостійного підрозділу, 4 – порядковий номер справи, або 4/1-7, де 4/1 –індекс відділу у складі департаменту, 7 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою повязаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, повязані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не повязані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки, статистичні дані, заявки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення правової освіти населення” або “Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників територіальних органів освіти”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів на 2013 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів за 2012 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозвязок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (зареєстрованим 17 квітня 2012 року за № 571/20884).
У графі 5 “Примітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву.
29.1.8. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

29.2. Формування справ
29.2.1. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
29.2.2. Справи формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
29.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи оригінали або у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).
29.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному порядку.
29.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
29.2.6. Накази з питань основної діяльності, з оперативних питань, з кадрових питань, з кадрових питань студентів групуються у різні справи. Накази з кадрових питань, з кадрових питань студентів групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
29.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
29.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
29.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, повязані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
29.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
29.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
29.2.12. Особові справи формуються відповідно до Порядку ведення особових справ.
29.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

29.3. Зберігання документів у технікумі
29.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Технікуму зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів технікуму і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобовязані забезпечити зберігання документів і справ.
29.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
29.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
29.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів технікуму здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
29.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
29.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника технікуму з обовязковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

30. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
30.1.Експертиза цінності документів
30.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
30.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів утворюються постійно діючі експертні комісії.
30.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією.
30.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву технікуму, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
30.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
30.1.6. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
30.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд Експертно-перевіряльній комісії. Погоджені акти затверджуються керівництвом технікуму, після чого їх можна знищувати.
30.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всього технікуму. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

30.2. Складення описів справ
30.2.1. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
30.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.
30.2.3. Описи справ структурного підрозділу складаються щороку за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі.
30.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу технікуму повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.
30.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
30.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
30.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № _____”.
30.2.8. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
30.2.9. Опис справ структурного підрозділу технікуму складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву технікуму, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
30.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
30.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією технікуму в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК, після чого затверджуються керівництвом технікуму. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО.
30.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією технікуму і затверджуються її керівництвом.
30.2.13. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією технікуму, погоджуються з ЕПК, після чого затверджуються керівництвом технікуму. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.
30.2.14. Технікум зобовязаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО у встановлені законодавством строки.

30.3. Оформлення справ
30.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
30.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
30.3.3. Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.
30.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
30.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за… роки”.
30.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
30.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом.
30.3.8. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
30.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

30.4. Передача справ до архіву технікуму
30.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву технікуму в упорядкованому (прошитому) стані для подальшого зберігання та користування.
30.4.2. Передача справ до архіву технікуму здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів.
30.4.3. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву технікуму в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
30.4.4. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву технікуму за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архіву розписується у прийнятті справ з обовязковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві технікуму.
30.4.5. Справи, що передаються до архіву, повинні бути звязані належним чином.
30.4.6. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву технікуму незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Заступник директора М.М. Корнієнко

Напишіть відгук